Excursión a la profesión: gerente de eventos

2024 Autor: James Gerald | [email protected]. Última modificación: 2023-12-17 14:05

Hay muchas profesiones en el mundo. Sobre algunos sabemos todo, sobre otros - un poco menos, sobre el tercero - nada en absoluto. Esto último se aplica especialmente a aquellas vacantes que son relevantes y, digamos, de moda en este momento. Decidimos informarle sobre tales profesiones y sobre lo que hacen los especialistas en tales puestos. Nuestra primera historia trata sobre los gestores de eventos.

Cuando participamos en cualquier evento, por ejemplo, como espectadores, prácticamente no pensamos en cuánto esfuerzo se ha invertido en preparar y realizar esta conferencia, concierto, exposición, etc. Solo vemos una hermosa concha que nos gusta, pero no sabemos cuántas personas no durmieron por la noche, desarrollaron un concepto, negociaron con clientes y contratistas, escribieron guiones, llamaron músicos, actores, participantes (según el tipo de evento) y cuántos de ellos ahora están corriendo detrás del escenario o por el pasillo, manteniendo el teléfono listo, preocupándonos y haciendo todo lo posible para que nosotros, los espectadores, sigamos disfrutando de todo.

Los representantes de esta difícil profesión, que requieren total dedicación y capacidad para controlarse a sí mismos en cualquier situación de crisis, se denominan gestores de eventos.

La palabra "evento" se traduce del inglés como "evento", y un administrador de eventos es una persona que organiza varios tipos de eventos.

El papel de tal especialista no puede subestimarse, porque además del hecho de que es responsable de la conducción exitosa de eventos que nos son tan familiares, pero bastante complicados en términos de preparación de eventos, también ayuda a formar una imagen positiva de el cliente, es decir, la empresa, grupos de personas o un particular que es el iniciador del evento. … En la historia de la gestión de eventos, hay muchos ejemplos del uso exitoso de eventos especiales para crear y mantener una imagen positiva del cliente. Entonces, en 2001, se llevó a cabo una competencia de snowboard en Vorobyovy Gory, organizada por la agencia BrandNew-Momentum por orden de la compañía Nokia. La feria contó con la presencia de más de 30 mil personas, y la más popular resultó ser “Territorio Nokia”, donde quienes lo desearan pudieron familiarizarse con la gama de modelos de los teléfonos de la compañía y consultar con especialistas.

Los administradores de eventos trabajan tanto en agencias especiales como en el personal de grandes organizaciones. Curiosamente, según las estadísticas, las mujeres eligen esta profesión con mucha más frecuencia que los hombres. Si está pensando en cambiar su ocupación, o simplemente quiere aprender más sobre quienes organizan eventos especiales, entonces la información que se presenta a continuación es solo para usted.

¿Cuál es la responsabilidad de un administrador de eventos?

El especialista responsable de la preparación, coordinación e implementación de eventos debe estar preparado para el hecho de que su rango de responsabilidades será bastante amplio. Todos ellos son factibles, aunque requieren concentración y capacidad para hacer todo a tiempo.

1. Un gestor de eventos debe ser capaz de encontrar un lenguaje común con cualquier cliente, aunque parezca que es “de otro planeta”. Esta habilidad es necesaria para desarrollar conjuntamente un plan de eventos.

2. El especialista busca espacios para eventos, mantiene contacto con sus participantes y también busca el equipamiento necesario.

3. El especialista debe tener en stock programas preparados para diversos eventos corporativos con el fin de ofrecerlos en caso de que sea necesario preparar un evento no planificado lo antes posible. Como regla general, dichos programas aparecen en el curso del trabajo para cada administrador de eventos.

Elaborar un presupuesto y luego controlar todos los gastos es una de las tareas clave de un administrador de eventos.

4. La capacidad de calcular el presupuesto del evento también es responsabilidad del organizador del evento. Elaborar un presupuesto y luego controlar todos los gastos es una de las tareas clave de un administrador de eventos.

5. El seguimiento del cumplimiento de los términos del contrato con los contratistas involucrados en la preparación del evento es una responsabilidad importante del especialista.

6. El director del evento debe poder evaluar la eficacia de los eventos realizados. Esto es necesario para comprender si se ha logrado el objetivo marcado por el cliente, por ejemplo, aumentar el nivel de ventas.

¿Qué cualidades debe tener un gestor de eventos?

Se imponen una serie de requisitos a los especialistas, pero todos están justificados, porque la efectividad del trabajo de un gerente de eventos depende directamente de sus cualidades personales.

1. El organizador de un evento debe ser sociable y amigable. Es de esta habilidad que surge un deber como la necesidad de negociar absolutamente con cualquier cliente.

Un administrador de eventos debe ser "multitarea", es decir, poder trabajar en varios proyectos al mismo tiempo.

2. La resistencia al estrés y la capacidad de responder rápidamente a circunstancias cambiantes es casi el requisito más importante para los administradores de eventos. Los representantes de esta profesión a menudo trabajan en modo de emergencia, se quedan despiertos hasta tarde, tienen que resolver muchos problemas aquí y ahora.

3. La presencia de una vena creativa tampoco perjudicará al director del evento: a menudo, los especialistas tienen que escribir guiones y pensar en el concepto de eventos de entretenimiento por su cuenta.

4. El administrador de eventos debe ser “multitarea”, es decir, poder trabajar en varios proyectos al mismo tiempo.

5. Para un especialista, la "amistad con las matemáticas" no será superflua, lo que ayudará a realizar estimaciones para ciertos eventos.

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